経済データ処理実習 第2講 「表は見やすさが命！」
|
| Ⅰ．見やすい表を作る | → 練習問題1． |
| Ⅱ．オートフィル機能を使って通し番号をつける | → 練習問題2． |
| Ⅲ．絶対参照機能を使って，シェアを求める | → 練習問題3． |
Ⅰ．見やすい表を作る
まず，先週保存した京産大学部生数のファイル（「gakubusei」など）を開いてください．
次の機能を使って，下図のような表にしましょう．（セルの色は好みに応じてご自由に）
(1)罫線 (2)セルや文字の色変更 (3)フォントサイズの変更 (4)センタリング
(5)セルのカット(orコピー)＆ペースト (6)セルの結合
(1)罫線
(2)セルや文字の色変更 (3)フォントサイズの変更 (4)センタリング
※Wordと同じ操作です．
(5)セルのカット(コピー)＆ペースト
「京都産業大学 学部生数」を表の中央上部へ移す操作で説明します．
1.まず，「京都産業大学 学部生数」と書いてあるセルを選択して，右クリック．
2.開いたメニューウィンドウの「切り取り(T)」を左クリック．
3.貼り付けたい先のセルを選択して右クリック．
4.「貼り付け(P)」をクリック．
5.同じようにして日付も移動させてみましょう．
(6)セルの結合
1.「京都産業大学 学部生数」とあるセルから横に4つのセルを選択します．
（クリックして，そのまま横へ4つドラッグ）
2.選んだ4つのセルの上にマウスポインタを合わせて右クリック．
3.「セルの書式設定(F)」をクリック．
4.すると，書式設定のウィンドウが開きます．
まず，「配置タブ」を選択，下のほうにある「セルを結合する(M)」にチェックを入れます．
ついでに，文字の配置：「横位置(H)」を“中央揃え”にしておきましょう．
最後に「OK」ボタンをクリック．
5.すると，こんな感じ↓に，セルが結合され，文字列がセルの中央に表示されます．
日付データも同じようにやってみましょう．
6.上手くできた人は，文字の大きさや色を変えてみましょう．
※練習問題1．
このページの上の表を参考にしながら，経済，経営，．．．の左隣のセルを結合し，
「学部」という文字列を縦書きで入力してみましょう．縦書きにするにはちょっと工夫が要ります．
ヒントは，先ほどの「セルの書式設定」ウィンドウのなかにあります．
次に，小技を1つ．．．
オートフィル機能を使ってみましょう．簡単に言うとデータに連番を付けるのに使える機能です．
今作った表の学部に連番を付けます．これくらいなら自分で手で打っても大したことは無いのですが，
例えば，都道府県のデータに連番を付けたい場合などは，４７までの数字を打たなければならず大変です．
そのようなときに，このオートフィル機能を使うととても便利です．
（私はこの機能を初めて知ったとき感動しました！）
1.まず，学部の書いてある列に新しい列を挿入します．アルファベットの所をクリックして
挿入したい列を選択します．
2.選択した列の上で右クリック，「挿入(I)」をクリック．
3.経済の隣に「1」，経営の隣に「2」と入力して2つのセルを選択します．
このとき，セルの右下隅に微妙に大きな■（赤丸部分)があります．（わかりますか？）
そこにマウスポインタを合わせると，黒い十字に変わります．
変わったら，すかさずクリックしたまま下へ工学部までドラッグします．
すると．．．なんと勝手に連番を付けてくれます！
4.このオートフィル機能は優れもので，西暦を5年ごとに並べたいときや，年号が「平成｣だったり
しても，連続にやってくれます．
必要に応じて使ってやってください．v(^^)
※練習問題2．
(1)1980～2000を1年ごとで，(2)1980～2000を5年ごとで，(3)平成1年～平成20年を2年ごとで，
オートフィル機能を使って表示しなさい．
もう1つ．覚えておくと非常に役立つ技を．．．
まず準備のために次のことをやっておきます．
1.出来上がった表の1年次部分と学部名のセルを選択してコピーし，下へ貼り付けます．
（さっき上でやった要領で）
2.元の表の1年次の「学年合計」と書いたセルを選択して，ツールバーの「Σ」マークのボタンを
クリック．関数データが自動的に出てきますが，迷わず「Enter」を押してください．
（関数機能の説明は，次週以降に行います）
3.次に，先ほど貼り付けた新しい表の「経済｣とある隣のセルで，シェアを求めます．
（経済学部のシェア）＝（経済学部生数）／（学年合計数） ですよね．
これを求めるためには，生真面目に“＝657/2928”と入力する必要はありません．
Excelでは，セルで示してやれば計算してくれます．つまり，経済学部のシェアを求めたいなら，
下図で言えば，D4（経済学部生数）とD13（学年合計）を使って，
=D4/D13 （すべて半角で！）
と入力してやれば，シェアを計算してくれます．入力後にEnterキーを押します．
ここまでが準備です．では，続けて他の学部のシェアも求めましょう．
その時に，今までの作業を一々繰り返す必要はありません．後は，今入力した数式データを下へ
コピーしてやれば良いのです．再びセルの右下隅に■がありますので，そこにマウスポインタを
合わせて下へドラッグします．
．．．ところが，このやり方ではこんな風になってしまいます！
なぜかと言うと，
これを上手く直してやるのが「絶対参照」機能です．
(1)まず，変になってしまったセルの数式データを消去します．
(2)次に，経済の隣のセルに，先ほどと同じく“=DA/D13”と入力します．
(3)入力後，Enterキーを押さずに，キーボードの上の方にあるF4キーを1回押します．
すると，分母のD13というのが$D$13となります．これが絶対参照の記号なのです．
この絶対参照というのは，先ほどのように一段ずつずらしてしまうのではなく，
「分母には，絶対にD13を参照してね」とExcelに命令することを意味します．
絶対参照を設定してから，先ほどと同じように数式データを下方へコピーすると，
今度はきちんと各学部のシェアを求めてくれます．
小数がうっとうしければ，青くなっているセルの上で右クリックし，「セルの書式設定(F)」を選択，
「表示形式」タブを選択して，パーセンテージを選べば，シェアを％表示してくれます．
※練習問題3．（課題提出 → Report Folderへ）
表全体をコピーしなおし，各学部のすべての年次のシェアを求めなさい．